Propuesta De Software y Procesos Para El Uso De Una Cadena De Negocio De Venta Al Publico En General.

Sistema de administración de una cadena de refacciones.

Presentado Por: Tecnología Space.

Integrantes:

• Gustavo Copalcua.
• Saul Cruz.

Importancia de un sistema para la administración de inventarios y precios.

Llevar un control sobre los activos de la empresa permite su utilización de manera óptima, minimizando sus posibles carencias.

Las organizaciones deben proporcionar una base para mitigar los riesgos derivados de la utilización de programas ilegales y para controlar el software. Así mismo tienen que analizar su uso y vigilar que se cumplan con las licencias.

Su control es uno de los grandes temas pendientes en muchas empresas, provocando que las compañías utilicen un software sin tener derecho o que tengan instalado en sus equipos software que no están utilizando. Por ese motivo las organizaciones deben llevar un registro de las copias desplegadas en el negocio para garantizar su buen uso. Todo ello contribuirá a reducir el gasto de software. Así mismo, que las empresas saquen partido de este tipo de recursos depende de las exploraciones de inventario y de cómo gestionan los procesos y sistemas de los archivos de software y hardware. Su administración repercutirá en la puesta en marcha de distintas políticas de protección.

Tener un sistema automatizado de inventario de hardware y software  es fundamental, permitiendo el acceso a los datos en tiempo real, independientemente de la ubicación de los activos. Además con su control, durante todo el ciclo de vida, aumenta la productividad, minimizando todas sus carencias.

Contar con un inventario de software actualizado permite automatizar los cambios que sean necesarios de forma eficiente, esquivando los gastos innecesarios. Por lo tanto, disponer de información asegurada significa que la organización, en última instancia, puede tomar mejores decisiones de cara a progresar en sus servicios, negocios y proyectos futuros.

 

Objetivo General.

 

Desarrollar un sistema web que gestione de forma eficaz el inventario, las entradas, salidas y modificaciones o aclaraciones en los productos del negocio, adaptándose a los procesos de operación del negocio y a su vez mejorandolos para lograr un mejor rendimiento en el personal y a su vez en el negocio en general. 

 

Objetivos Específicos.

 

• Diseñar el modelo de software para su posterior desarrollo, utilizando tecnología de uso actual.
• Realizar toda la documentación perteneciente al desarrollo del proyecto:Avances, entregables,  resúmenes de actividades, entre otras.
• Realizar las pruebas pertinentes para su optimización e implementación.
• Actualizar de manera permanente y automática de toda la información perteneciente  a inventarios, entradas y salidas.
• Realizar de manera modular el programa para enfocar las soluciones a áreas específicas.
• Brindar ofertas oportunas a los clientes en tiempo real.
• Realizar actualizaciones y modificaciones a requisitos no satisfechos o nuevos requisitos.

 

Alcance.

 

El alcance total del proyecto será modificado conforme avance. Pero hasta el momento al ámbito de este proyecto es cubrir el área operativa de inventarios, ventas y entradas de nuevos productos, así como la modificación de las características del catálogo de productos y Administrar las cuentas de pagos a proveedores y cobros a clientes.

 

Estrategia.

 

La estrategia utilizada para poder cumplir con el proyecto, es documentarse con todos los manuales de procedimientos, y plasmarlos de forma implícita en nuestro proyecto, se utilizara la consulta en líneas de programas similares, también se pedirá feedback a usuarios relacionados al negocio.

 

Planteamiento del problema.

 

La refaccionaria actualmente no cuenta con un sistema apto para llevar a cabo el registro eficiente de los inventarios (Entradas, Salidas, Existencias) de cada sucursal. Además cabe aclarar que la mayor parte de software existente para atacar el problema de inventarios en un negocio son muy tediosos y a veces más laboriosos  para agregar los registros de inventario que hacerlo manualmente mediante hojas de cálculo(Excel). Otro Problema del software existente es que no brinda soporte técnico directo o cambios requeridos al software que se adapte a la operación del negocio y no al contrario, otra desventaja con el software existente es que no te permite la creación de tu etiquetado personal, el etiquetado personal mediante etiquetas QR actualmente es el mejor por que es único ya que cada producto puede ser manipulado de forma exacta ejemplo: 5 llantas del mismo modelo con etiquetado QR podrá ser monitoreado uno a uno por su localización en inventario (Sucursal, Almacén, Zona en almacén, Estante, Extravío o Faltante), fecha y hora de entrada, fecha y hora de salida, esto mediante el uso de una aplicación móvil (uso de Smartphone). 

Otro problema que cuenta mayor parte de tiendas en cadenas es el de no saber los precios actualizados, con un sistema a medida solo se tiene que actualizar los precios una sola vez y ésta notificará a todas las sucursales de forma automática mediante el mismo uso de la aplicación o mediante correos electrónicos de usuarios ligados a la aplicación, al igual que se podrán enterar de ofertas e inclusive dentro de una notificación de oferta podrá mandar un mensaje de acción por ejemplo: Asignar al personal que realice pancartas de oferta, anuncios de facebook u otra actividad para que la oferta llegue al público de interés.

 

Problemas a solucionar (Requerimientos del Sistema).

 

• Realizar entradas de inventario con etiquetado QR personalizado, el cual consiste en el siguiente proceso.

1. Ingresar al sistema de etiquetado y agregar los datos que se piden secuencialmente los cuales son:
2. Seleccionar sucursal.
3. Crear Nueva Remisión de entrada.
4. Ingresar Nombre Proveedor.
5. Ingresar Número de Factura.
6. Ingresar captura(s) de documento factura o subir factura electrónica (PDF).
7. Abre pantalla ingresar productos e ingresar produto más cantidades por etiqueta. Nota: es aquí donde  al crear un registro se crea una etiqueta QR el cual va a ser el identificador único de este material durante toda la existencia dentro del negocio.
8. Al finalizar el etiquetado se finaliza la remisión y se agrega todo el producto etiquetado a existencias de alguna sucursal seleccionada.
9. Crear reporte  Excel o PDF de Entradas totales por sucursal por (Día, Semanal y Mensual) y reporte general de todas las sucursales por (Día, Semanal y Mensual) que a su vez sean enviados por correo electrónico a los directivos del negocio.
10. Crear reporte  Excel o PDF de Entradas totales por rango de Fecha y Hora.

 

•  Realizar movimientos de mercancías con seguimiento de origen y destino, el cual consiste en el siguiente proceso.

1. Abrir aplicacion movimientos de productos, en un teléfono móvil (Smartphone).
2. Seleccionar Almacén o Sucursal destino.
3. Seleccionar Área o Estante destino. Ejemplo: A1.
4. Escanear Código QR del producto que se a movido.
5. Dar Aceptar al Movimiento.
6. Crear reportes Excel o PDF de Movimientos realizados por rango de Fecha y Hora-Almacén o Sucursal o Fecha y Hora-Producto o Registro QR en especifico, para tener un seguimiento y rastreo de las mercancías del negocio.

 

• Administrar la realización de inventarios secuenciales de forma rápida y eficaz, el cual consiste en el siguiente proceso.

1. Abrir aplicación Inventarios secuencial, en un teléfono móvil (Smartphone).
2. Seleccionar Almacén o Sucursal destino.
3. Seleccionar Área o Estante destino. Ejemplo: A1.
4. Escanear todos los códigos QR del estante seleccionado.
5. Finalizar Inventario en aplicación.
6. Visualizar en aplicación web de escritorio los resultados del inventario por zona, en este reporte se visualiza los posibles errores como faltantes o sobrantes de mercancías de acuerdo a datos históricos de movimientos realizados en el almacén, como nuevos productos, o salida de productos o un movimiento de producto no registrado o posibles extravíos de productos, el reporte podrá ser descargado en formato PDF o Excel.

 

• Administrar la realización de inventario general de forma rápida y eficaz, el cual consiste en el siguiente proceso.

1. Abrir aplicacion web en inventario general, seleccionar almacén o sucursal destino realizar inventario, Clik aceptar crear inventario.
2. Al crear nuevo inventario general se va a asignar un número de folio a inventario general.
3. Abrir aplicación Inventario general, en un teléfono móvil (Smartphone).
4. Insertar número de folio de inventario general asignado.
5. Aplicacion valida número de folio. si falla volver a ingresar número de folio asignado o salir de aplicación.
6. Seleccionar primer Área o Estante destino. Ejemplo: A1.
7. Escanear todos los códigos QR del estante seleccionado.
8. Seleccionar siguiente Área o Estante destino. Ejemplo: A2. Volver a realizar el paso 4 hasta finalizar de escanear todas las áreas.
9. Finalizar Inventario en aplicación.
10. Nota puede utilizar más de un teléfono móvil (Smartphone) para realizar esta acción.
11. Visualizar en aplicación web de escritorio los resultados del inventario general, en este reporte se visualiza los posibles errores como faltantes o sobrantes de mercancías de acuerdo a datos históricos de movimientos realizados en el almacén, como nuevos productos, o salida de productos o un movimiento de producto no registrado o posibles extravíos de productos, el reporte podrá ser descargado en formato PDF o Excel.
12. Notificar mediante correo electrónico los faltantes o sobrantes en inventario para su corrección o aclaración de esta.

 

• Crear una bitácora de registro de Faltantes, Bajas y Mermas, el cual consiste en el siguiente proceso.

1. Ir a aplicación web en Registro de Causas.
2. Ingresar Faltante, Baja o Merma y Motivo(Causa) por la cual se da de baja.
3. Crear reportes Excel o PDF de Faltantes, Bajas y Mermas por rango de fecha y hora.
4. Notificar a directivos por medio de la aplicación o correo electrónico cuando se realice una Causa(Faltante, Baja o Merma). 
5. Nota, Se creará un catálogo de causas para que estas se pueden clasificar, administrar y analizar.

 

• Realizar salidas de inventario por motivo de compra o entrega a cliente mediante uso de un punto de venta, el cual consiste en el siguiente proceso.

1. Ir a aplicación web o móvil (Android), en Ventas y Salidas.
2. Ingresar clave vendedor o clave sucursal.
3. Ingresar clave cliente si es cliente preferente. Esto por motivos de dar precios preferentes y créditos si se le desea.
4. Escanear códigos QR a vender.
5. Si el producto escaneado está en oferta se enviará un diálogo donde se va informar de la oferta para poder informar al cliente de esta oferta.
6. Si el producto escaneado te envía el diálogo. No puedes realizar esta acción, por que el producto ya a sido apartado y vendido por la sucursal Número #. Intenta con otra pieza diferente. Significa que no podemos vender este producto, la aplicación te pedirá que ingreses una clave de reanudar venta para ver que entendiste el mensaje. El registro se guarda como escaneado pero no como vendido esto solo es para ver la posibilidad de haber dado el producto aun cuando este fue apartado por otra sucursal.
7. Al ir escaneando en pantalla se va a ir generando un tiket de venta de los artículos escaneados (nombre articulo, piezas, precio), si un código QR es escaneo doble vez esta solo lo va reconocer una sola vez ya que cada código QR es único y no se puede repetir.
8. En pantalla podemos realizar la acción de cancelación de la venta por un artículo o por la venta total, en la cual se va a registrar un motivo (Causas de cancelación de venta), se creará un catálogo de causas para que estas se pueden clasificar, administrar y analizar.
9. Al finalizar de escanear todos los productos, dar click en cobrar, mostrará total a cobrar y una casilla donde se debe ingresar monto recibido y  mostrará un texto donde dirá cambio del cliente. Nota si se ingresó clave cliente seleccionar si desea crédito o pago inmediato.
10. Dar en finalizar venta. Al finalizar la venta se va a imprimir el ticket con el cual se puede facturar si desea el cliente.
11. Crear reporte  Excel o PDF de ventas totales por sucursal por (Día, Semanal y Mensual) y reporte general de todas las sucursales por (Día, Semanal y Mensual) que a su vez sean enviados por correo electrónico a los directivos del negocio.
12. Crear reporte  Excel o PDF de ventas totales por sucursal por rango de fecha y hora.

 

• Realizar salidas de inventario por motivo de compra o entrega a cliente, cuando no se cuente con stock en la sucursal pero si en otra sucursal, mediante uso de un punto de venta, el cual consiste en el siguiente proceso.

1. Abrir aplicación web o móvil, e ir en vender stock de otra sucursal.
2. Buscar el producto requerido.
3. La aplicación nos va a informar del stock de las otras sucursales y vamos a seleccionar los registros que queramos para esta venta extraordinaria.
4. Una vez seleccionado lo requerido, aceptamos y abrirá el cuadro de cobro donde se verá impreso el total de la venta, un cuadro de texto donde vamos a ingresar cantidad recibida y un texto donde se nos mostrará el camino a cliente.
5. Al finalizar el cobro la aplicación notificará a los responsables de las sucursales, los productos que quedaron apartados para pedido la notificación se realizará mediante la aplicación y un correo electrónico.
6. Si un producto (Etiqueta QR) ya fue apartado y se encuentra en tu sucursal, en el momento de estar en la aplicación de venta si intentas vender esta pieza te notificara que no puedes realizar esta acción, por que el producto ya a sido apartado y vendido por la sucursal Numero #. Intenta con otra pieza diferente. 
7. Crear reporte  Excel o PDF de ventas totales extraordinarias o de ventas realizadas en una sucursal cuyo producto se encontraba en otras sucursales por rango de fecha y hora.

 

• Notificar productos con un bajo stock de las diferentes sucursales, el cual consiste en el siguiente proceso.

1. La aplicación notifica a la directiva y responsables de sucursales por medio de la aplicación o correo electrónico la falta de producto(s) de alguna sucursal y de igual forma notifica la cantidades en las demás sucursales por medio de una tabla para que esta pueda abastecer a la que se a quedado sin stock.
2. Ejemplo:

Producto	Sucursal sin stock	stock	sucursal	stock	sucursal	stock
121416 Llanta ½  Inch	1	1	2	5	3	10

           

• Agregar nuevos productos notificando a los usuarios mediante la aplicación y correo electrónico, el cual consiste en el siguiente proceso.

1. Dar en Agregar Producto.
2. Ingresar los datos que solicita como Código del producto, Nombre o Descripción, Precio, Clasificación, entre otro Ítems solicitados.
3. Podemos Ingresar varios datos a la vez por medio de un archivo Excel.

• • Crear reporte Excel o PDF del catálogo de productos.

• Actualizar precios de productos notificando a los usuarios mediante la aplicación y correo electrónico, el cual consiste en el siguiente proceso.

1. En aplicación web ir a Catálogo de Productos, buscar código o descripción del producto.
2. Dar en editar producto.
3. Editar lo necesario como descripción, precio, u otro ítem.

 

• Crear notificaciones de ofertas en productos a las diferentes sucursales,el cual consiste en el siguiente proceso.

1. En aplicación web ir a Crear Oferta.
2. Buscar el producto al cual se le quiere realizar una oferta.
3. Ingresar el tipo de oferta mediante la siguiente estructura.
4. Ingresar Fecha de inicio de oferta.
5. Ingresar Fecha de finalización de oferta.
6. Ingresar la cantidad de piezas a las que aplica la oferta.
7. Ingresar Precio total por la oferta.
8. Se enviará notificaciones a los usuarios de la aplicación por medio de la aplicación o correo electrónico.

 

• Crear notificaciones de ofertas en productos a las diferentes sucursales,el cual consiste en el siguiente proceso.

1. En aplicación web ir a Crear Oferta.
2. Buscar el producto al cual se le quiere realizar una oferta.
3. Ingresar el tipo de oferta mediante la siguiente estructura.
4. Ingresar Fecha de inicio de oferta.
5. Ingresar Fecha de finalización de oferta.
6. Ingresar la cantidad de piezas a las que aplica la oferta.
7. Ingresar Precio total por la oferta.

 

• Administrar Facturas y Deudas y pagos a Proveedores.

1. En aplicación web ir a Proveedores.
2. Se visualiza una tabla tipo excel en donde se ve el estatus de los proveedores con:
3. Indicador Fecha de Pago: Se visualiza en una tabla la fecha en la que se a pagado al Proveedor.
4. Indicador Ingreso de nueva Factura. Se visualiza la fecha en la que se adquirió nueva mercancía marcando el total de costo de esta y un link para visualizar la factura electrotécnica. Nota las facturas son dado de alta cuando se realiza entradas de inventario al sistema, (esta parte se puede modificar).
5. Agregar Pago a Proveedor donde pide fecha en la que se realizó el pago, cantidad pagada.
6. Indicador de Deuda Total.
7. La tabla puede ser filtrada por número o nombre de proveedor para visualizar el estatus de un proveedor en específico.
8. Podrá descargar el archivo Excel de estatus de Proveedores.
9. Puede Agregar a un nuevo proveedor cuando lo desee.

• • Si la cuenta de un proveedor está en cero, esta puede ser removido de la tabla de proveedores si lo desea.

 

• Administrar Facturas y Deudas y cobros a Clientes.

1. En aplicación web ir a Administrar Clientes.
2. Se visualiza una tabla tipo excel en donde se ve el estatus de los Clientes con:
3. Indicador Fecha de Cobro Recibido: Se visualiza en una tabla la fecha en la que el cliente realizó un pago a su deuda.
4. Indicador  nueva Compra cliente o Factura cliente. Se visualiza la fecha en la que el Cliente adquirió nueva mercancía marcando el total de costo de esta y un link para visualizar el ticket factura.
5. Agregar Pago a deuda del cliente, donde se pide fecha de pago y cantidad pagada.
6. Indicador de Deuda Total del cliente.
7. La tabla puede ser filtrada por número o nombre de cliente para visualizar el estatus de un cliente en específico.
8. Podrá descargar el archivo Excel de estatus de Clientes.

 

Valoración.

Costos generados a partir de los requerimientos a cumplir por el sistema.

 

Item	Descripción	Cantidad	Periodo	Valor Aproximado
1	Impresora de etiquetas	1	una sola exhibición.	$2,000.00
2	Computadora de escritorio	1	una sola exhibición.	$5,000.00
3	Raspberry pi 3 para servidor	1	una sola exhibición.	$2,000.00
4	Memorias USB de +32 GB	1	una sola exhibición.	$200.00
5	Rollo de etiquetas blancas	1	Periódicamente	$600.00
6	Ribbon	1	Periódicamente	$100.00
7	SmartPhone	1	una sola exhibición.	$2,000.00
9	Software	1	mensualmente	$700.00

 

Plan Soporte Técnico.

 

los usuarios contarán con las siguientes modalidades de Asistencia

Técnica:

1. Manuales
2. Capacitación
3. Asesoría Telefónica
4. Asistencia Directa mediante Visita Programada

 

1. Asistencia Técnica mediante Manuales de uso del programa, así como de sus diferentes módulos y funciones se encuentran incluidos en formatos Disponibles (Principalmente Word y PDF), los cuales pueden ser consultados y/o impresos por los usuarios para tener una visión general de los procedimientos a llevarse a cabo.
2. Capacitación. Para el Montaje Inicial del Sistema. Una vez que el usuario adquiera el programa, se acuerda la primera cita para capacitar al personal que va a montar el sistema y a manejarlo normalmente.
3. Asesoría Telefónica. El usuario solicitar ayuda telefónica directa mediante teléfono fijo y/o celular, con el fin de resolver cualquier duda o inquietud que tenga. El horario para dicha asesoría es de lunes a sabado de 9 a.m. a 6 p.m.
4. Asistencia Técnica Directa mediante Visita Programada. En el caso de ser necesario, se puede acordar una cita con personal para que mediante una visita a domicilio, preste la asesoría requerida.

 

La asistencia técnica directa viene incluida en el valor del programa por el primer año. Después el usuario puede optar por solicitar actualizaciones anuales, cuyo costo varía dependiendo del análisis del problema y su complejidad.

 

Demostración de Software.

 

Una vez terminado el sistema podrá ser instalado en calidad demo para la evaluación del mismo durante dos semanas para corrección de errores o rectificación de funcionalidad a fin de cumplir con los requisitos establecidos y proceder al pago.